Guten Tag Frau Frank,
dass Sie Ihre Sorgen darlegen, ist verständlich. Tatsächlich ist es weit weniger dramatisch. Hier das Bild aus hiesiger Sicht:
1. Im April diesen Jahres kam es zu einer verzögerten Weiterleitung vor dem Fälligkeitstermin, dieses geht auf unsere Kappe! Mehrere ungünstige Ereignisse waren zusammengetroffen, insgesamt lässt es sich als Ausnahmesituation kennzeichnen. Diese wurde zum Anlass genommen, ein geplantes Kontrollsystem fertigzustellen und zu implementieren.
2. Im LohnFix-Kalender ist der Abgabetermin für die Nachweise rot markiert. Dieser Termin liegt einen Tag vor dem Fälligkeitstermin, der von den Kassen angegeben wird. Dass die Kassennachweise gestern normal liefen, hat Herr Förster-Netke erwähnt, die Protokolle zeigen es. Von daher war der Zeitpunkt für die beschriebenen sehr akuten Sorgen definitiv zu früh.Anmerkung: der Fälligkeitstermin für Versand des Kassennachweises betrifft nur diejenigen, die eine Einzugsermächtigung abgegeben haben. Im Falle der eigenen Überweisung kommt dem Abgabetermin für den Kassennachweis keine Bedeutung zu, stattdessen natürlich dem späteren Überweisungstermin. Für Sie im Umgang mit Mandanten ist das Abbuchungsverfahren aber die erste Wahl.3. Die Server laufen in aller Regel rund um die Uhr. Vorgestern abend kam es zu einem Stop beim Server, der die Daten für die Aktualisierung mittels LadeFix bereithält und dem Dienstprogramm, das die Weiterleitung von Kassennachweisen besorgt.3.1 zum AktualisierungsserverDieser ist für den Versand von Meldungen unerheblich. Das Programm läuft auch in der Fassung von Januar diesen Jahres, für die Aktualisierung wird ein monatlicher Rhythmus empfohlen. Darauf könnte theoretisch Wochen oder sogar Monate gewartet werden, was bei einer Reihe von Anwendern tatsächlich auch geschieht (keine Aktualisierung oder per angeforderter CD).3.2 zu den DienstprogrammenDer Stop eines sog. Dienstprogramms - hier das für den Versand der Kassennachweise - kann nie ganz ausgeschlossen werden. Das ist aber nicht die Regel und wird - wie hier geschehen - rechtzeitig behoben. Im Zeitplan ist das wie oben unter 2. beschrieben möglich. 4. Seit 2006 arbeiten Sie wie viele andere mit der LohnFix-Weiterleitung, zig-hundert Kassennachweise hatten Sie in dieser Zeit dem LohnFix-Meldedienst anvertraut. In diesen gut fünf Jahren hat die Weiterleitung erhebliche Änderungen erfahren, teils aus internen und teils aus externen Gründen wie zB: geändertes Verschlüsselungsverfahren, neue Dakota-Versionen, die Rechner für den oder die Dienste waren zu erneuern. Ich kann mich nicht an eine gravierende Störung in dieser Zeit erinnern, abgesehen von dem eingangs erwähnten Fall im April diesen Jahres. Von daher ein Gruß an die Beteiligten aus der 'Technik' (oder ich hätte einen Fall übersehen... ?)5. Fortgang5.1 Akuter Handlungsbedarf in der Weiterleitung besteht nicht. Die Abläufe sind aber kontinuierlich zu verbessern.5.2 Fortgang ProgrammVon jetzt bis in das Jahr 2012 wird es Änderungen geben wie kaum zuvor. Trotz aller bisherigen Erfahrungen in diesem Punkt erstaunt das Ausmaß doch immer wieder 5.2.1 Zwischen Juni und Ende Juli ist eine Programmaktualisierung durchzuführen aus dem Grund eines geänderten Datenbausteins Unfallversicherung. Diesbezüglich wird eine Nachricht an alle in den nächsten Tage versandt.Anmerkung: leider wird das vom Wettbewerb - wie üblich - dann noch unnötig dramatisiert: "ab 1. Juni verpflichtend etc etc.". Fakt ist: die Lieferung von SV-Meldungen kann bis Ende Juli so wie bisher erfolgen. 5.2.2 Der Tätigkeitsschlüssel (auf der Karteikarte 'Betrieb') ist bis 1. Dezember zu ändern. Hierzu erfolgt ebenfalls separate Nachricht.5.2.3 Es folgen zum Jahresende: Die Informationen der Lohnsteuerkarte sind möglichst monatlich elektronisch abzurufen (Elstam) und der sog. Sozialausgleich, womit die Arbeitgeber eine neue Aufgabe übernehmen, die bisher den Sozialämtern oblag.Mit freundlichen GrüßenUlrich BohnenPostscriptum: ExkursIn einer Rückschau von 2012 auf 2005 sind die Abläufe in der Lohnabrechnung nicht mehr wiederzuerkennen. Wie ist das möglich? Dahinter steckt auch ein Machbarkeitswahn. Dem Wahn nicht rechtzeitig entgegengetreten zu sein, die Verkomplizierung per EDV statt die Vereinfachung sogar befördert zu haben, ist denen vorzuhalten, die aufgrund ihres Amtes (BDA) oder durch ihre herausgehobene Position in der Branche (SAP, Datev, ...) ihren Einfluss hätten geltend machen können. Jede Bürgerinitiative, die mit guten Gründen arbeitet, erreicht heute ihr Ziel. Nicht so die Branche der Softwarehersteller; ist ihr Ziel überhaupt die Vereinfachung und wie intensiv setzen sie sich dafür ein? An dieser Stelle, die zugegebenerweise an der Peripherie der Lohnabrechnung liegt, deswegen aber nicht unbedeutend ist, verdienen die genannten Firmen das Vertrauen der Arbeitgeber nicht.
3. Die Server laufen in aller Regel rund um die Uhr. Vorgestern abend kam es zu einem Stop beim Server, der die Daten für die Aktualisierung mittels LadeFix bereithält und dem Dienstprogramm, das die Weiterleitung von Kassennachweisen besorgt.3.1 zum AktualisierungsserverDieser ist für den Versand von Meldungen unerheblich. Das Programm läuft auch in der Fassung von Januar diesen Jahres, für die Aktualisierung wird ein monatlicher Rhythmus empfohlen. Darauf könnte theoretisch Wochen oder sogar Monate gewartet werden, was bei einer Reihe von Anwendern tatsächlich auch geschieht (keine Aktualisierung oder per angeforderter CD).3.2 zu den DienstprogrammenDer Stop eines sog. Dienstprogramms - hier das für den Versand der Kassennachweise - kann nie ganz ausgeschlossen werden. Das ist aber nicht die Regel und wird - wie hier geschehen - rechtzeitig behoben. Im Zeitplan ist das wie oben unter 2. beschrieben möglich.
4. Seit 2006 arbeiten Sie wie viele andere mit der LohnFix-Weiterleitung, zig-hundert Kassennachweise hatten Sie in dieser Zeit dem LohnFix-Meldedienst anvertraut. In diesen gut fünf Jahren hat die Weiterleitung erhebliche Änderungen erfahren, teils aus internen und teils aus externen Gründen wie zB: geändertes Verschlüsselungsverfahren, neue Dakota-Versionen, die Rechner für den oder die Dienste waren zu erneuern. Ich kann mich nicht an eine gravierende Störung in dieser Zeit erinnern, abgesehen von dem eingangs erwähnten Fall im April diesen Jahres. Von daher ein Gruß an die Beteiligten aus der 'Technik' (oder ich hätte einen Fall übersehen... ?)
5. Fortgang5.1 Akuter Handlungsbedarf in der Weiterleitung besteht nicht. Die Abläufe sind aber kontinuierlich zu verbessern.
5.2 Fortgang ProgrammVon jetzt bis in das Jahr 2012 wird es Änderungen geben wie kaum zuvor. Trotz aller bisherigen Erfahrungen in diesem Punkt erstaunt das Ausmaß doch immer wieder
5.2.1 Zwischen Juni und Ende Juli ist eine Programmaktualisierung durchzuführen aus dem Grund eines geänderten Datenbausteins Unfallversicherung. Diesbezüglich wird eine Nachricht an alle in den nächsten Tage versandt.Anmerkung: leider wird das vom Wettbewerb - wie üblich - dann noch unnötig dramatisiert: "ab 1. Juni verpflichtend etc etc.". Fakt ist: die Lieferung von SV-Meldungen kann bis Ende Juli so wie bisher erfolgen.
5.2.2 Der Tätigkeitsschlüssel (auf der Karteikarte 'Betrieb') ist bis 1. Dezember zu ändern. Hierzu erfolgt ebenfalls separate Nachricht.
5.2.3 Es folgen zum Jahresende: Die Informationen der Lohnsteuerkarte sind möglichst monatlich elektronisch abzurufen (Elstam) und der sog. Sozialausgleich, womit die Arbeitgeber eine neue Aufgabe übernehmen, die bisher den Sozialämtern oblag.
Mit freundlichen GrüßenUlrich Bohnen
Postscriptum: ExkursIn einer Rückschau von 2012 auf 2005 sind die Abläufe in der Lohnabrechnung nicht mehr wiederzuerkennen. Wie ist das möglich? Dahinter steckt auch ein Machbarkeitswahn. Dem Wahn nicht rechtzeitig entgegengetreten zu sein, die Verkomplizierung per EDV statt die Vereinfachung sogar befördert zu haben, ist denen vorzuhalten, die aufgrund ihres Amtes (BDA) oder durch ihre herausgehobene Position in der Branche (SAP, Datev, ...) ihren Einfluss hätten geltend machen können. Jede Bürgerinitiative, die mit guten Gründen arbeitet, erreicht heute ihr Ziel. Nicht so die Branche der Softwarehersteller; ist ihr Ziel überhaupt die Vereinfachung und wie intensiv setzen sie sich dafür ein? An dieser Stelle, die zugegebenerweise an der Peripherie der Lohnabrechnung liegt, deswegen aber nicht unbedeutend ist, verdienen die genannten Firmen das Vertrauen der Arbeitgeber nicht.
- und bestimmt funktioniert die Datenübertragung in gewisser Weise ähnlich wie die Brief- oder Paketpost. Wenn alle mit dem Versenden bis Weihnachten warten, dann geht dort so gut wie Nichts mehr, trotz aller Bemühungen, das Unmögliche möglich zu machen. Und selbst bei der Paketpost gibt es den anzuerkennenden Ausnahmefall, dass auch mal ein Auto auf der Strecke bleibt...
Mit freundlichen Grüßen
Klaus Nehrlich
Hallo Frau Frank, wie auch bereits Frau Nettler geschrieben hat, steht der LohnFix Balken immer auf dem vorletzten Tag des eigendlichen Abgabetermines an die Krankenkassen. Anbei eine Quelle für den tatsächlichen Abgabetermin: http://www.aok-business.de/aokplus/sozialrecht-aktuell/faelligkeit-beitraege.php Herzliche Grüße Maike Voß LohnFix Team
Nochmal hallo Frau Franke!
Genau WEIL auch wir so eine große Fluktuation haben, macht es eh nur Sinn, aufgrund des Vormonats zu schätzen. Ist sogar manchmal vorteilhaft für den AG, weil die nachfolgend berechneten Beiträge auch höher als geschätzt ausfallen können, aber erst im Folgemonat gezahlt werden müssen... (o.k. - umgekehrt passiert es auch) Dies nur mal als Argumentationshilfe für Sie hinsichtlich Ihrer Mandanten ;-)
MfG Christiane Nettler
P.S. Auch mein Urlaub findet grundsätzlich in der Monatsmitte statt...
Hallo Frau Frank,
ich begreife ihren leisen Groll nicht ganz - aber egal. Der Lohnfix-Kalender ist der, in dem auch die Fehlzeiten eingetragen werden. Dort ist der 24.05. gemarkert, also einen Tag vor Fristende. Nach meiner Rechnung ist der 25.05. der fünftletzte Banktag...
Und zu Ihrer Sorge, die Kassen greifen bei vorzeitiger BN-Sendung auch vorzeitig zu - nein, dem ist nicht so. Ich tu mir den Streß mit den Last-Minute-Sendungen schon lange nicht mehr an und schicke die Beitragsnachweise spätestens zum 15. des Monats los. So auch im Mai. ALLE (AOK Ns, AOK Nordwest, BKN, Barmer-GEK) haben am 27.05. abgebucht.