Mit dem Kennwort können Sie Ihre Daten ‚mit einem Schloß versehen‘ und damit unerwünschten Einblick verhindern. Nur der Personenkreis, dem Sie das Kennwort mitteilen, kann die Kartei mit diesem Kennwort öffnen und die Daten aller Mitarbeiter sehen (Stufe 1).
Vergabe des Kennwortes
Dies erfolgt unter dem Menüpunkt ‚Optionen‘, 'Kartei mit einem Kennwort schützen'. Die Eingabe des Kennwortes, das aus beliebigen Zeichen bestehen kann, wird dann beim nächsten Laden der Kartei abgefragt.
Hinweis: Als Mindestlänge des Kennworts werden sechs Zeichen verlangt. Groß- und Kleinschreibung werden als unterschiedliche Zeichen gewertet.
Ändern des Kennwortes
Dies ist jederzeit möglich und geschieht in der gleichen Weise wie die erstmalige Vergabe des Kennwortes.
Löschen des Kennwortes
Das Kennwort wird gelöscht, indem Sie Leerzeichen eingeben oder einfach die Eingabetaste drücken (= Leereingabe).
Kennwort vergessen
Für diesen Notfall gibt es eine Lösung. Schriftliche Anforderung durch den Geschäftsführer der Firma oder ein anderer Nachweis der Berechtigung ist erforderlich, damit gewährleistet ist, dass die mit einem Generalschlüssel geöffnete Datei nicht in falsche Hände gelangt.
Kennwort Stufe 2
Dies ist die Lösung für die Situation, wenn mehrere Personen die Löhne abrechnen und nicht alle Personalabrechner Zugriff auf die Löhne z.B. der Geschäftsleitung haben sollen.
Es kann dann unter dem Menüpunkt 'Optionen' zusätzlich ein Kennwort der Stufe 2 definiert werden. Anschließend lassen sich unter 'Optionen' die Mitarbeiter auswählen, die nur dann sichtbar sind, wenn die Lohnkartei mit dem Kennwort der Stufe 2 geöffnet wurde.
Wer nur mit dem Kennwort der Stufe 1 die Lohndatei öffnet, kann diese Mitarbeiter nicht mehr sehen.
Mit dem Kennwort der Stufe 2 und nur mit diesem kann dieses selbst oder die Auswahl der nicht allgemein sichtbaren Mitarbeiter geändert werden.
Verfasst am
08.02.2022 um 15:05 Uhr
