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Fragen zur Zeiterfassung
Themen: 30

Thema: Zugriff auf erfasste Zeiten ab 2012

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Nadja Ginster
Verfasst am 23.06.2016 um 20:27 Uhr
Liebes Lohnfix-Team,

im Rahmen einre Betriebsprüfung wird verlangt, dass ich die erfassten Zeiten der betroffenen Jahre (2012 bis 2015) vorlege. Bisher ist das nie verlangt worden. Um die Papierflut einzudämmen, habe ich immer nur wenige Listen und Belege ausgedruckt und habe dann auf Verlangen der Prüfer hin die fehlenden Belege nachgereicht. Meistens waren die Prüfer zufrieden damit, sich das ein oder andere am Bildschirm anzuseheh.

Für eine aktuell laufende Prüfung wird nun verlangt, dass ich die Stundenaufzeichnungen vorlege. Wie kommt ich da am effektivsten dran? Ich denke, die sinnvollste Liste ist der Stundenzettel. Der Ausdruck der Stundenzettel ist aber nur pro Mitarbeiter und Monat möglich. Ich habe keine Möglichkeit gefunden, für einen bestimmten Mitarbeiter alle Monate zu drucken oder - was noch besser wäre - für einen bestimmten Monat die Stundenzettel aller Mitarbeiter.


Um überhaupt an die Daten heranzukommen, habe ich mir folgenden Weg überlegt:
- Über das Lohnjournal herausbekommen, welche Leute im Jahr (z.B. 2012) gearbeitet haben
- diese Leute reaktivieren
- falls notwendig, in der Zeiterfassung diese Leute für die Zeiterfassung aktivieren
- in der Zeiterfassung die Stundenzettel ausdrucken.

Gibt es einen weniger umständlichen Weg, z.B. über den Druckpilot? Ich würde am liebsten alles in eine PDF-Datei drucken und dem Prüfer einen Stick geben, sonst habe ich hochgerechnet ca. 1.200 Blatt Papier.

Leider kann ich in der Zeiterfassung nur auf die Daten nach dem 01.01.2014 zugreifen. Die Jahre 2012 und 2013 fehlen. Wie komme ich da dran?

Danke für Ihre Hilfe.

Nadja Ginster
Christiane Nettler
Verfasst am 29.06.2016 um 14:39 Uhr
Hallo Frau Ginster,

dem Vorschlag, die Stundenzettel mit in den Druckpiloten einzubauen, kann ich nur zustimmen.
Zur Frage des Zugriffs auf die Jahre 2012 + 2013:
Ich nehme an, diese Jahre haben Sie ausgelagert? Dann müßten die  irgendwo in einem Datenordner noch vorhanden sein.
Bezeichnung "Firmenname_bis_2013.dat. Sowas in der Art.
Diese Datei kann man einfach wie eine Datensicherung wieder öffnen und bearbeiten, indem man sie in das übliche Datenverzeichnis von Lohnfix stellt.  Wichtig zu wissen ist nur: man kann die Daten nicht zurückintegrieren in die aktuelle Lohnkartei, sondern muß sie gesondert bearbeiten.
Danach wechselt man wieder in die aktuelle Lohndatei.

Mit freundlichen Grüßen
Christiane Nettler
Nadja Ginster
Verfasst am 02.07.2016 um 14:14 Uhr

Hallo Herr Bohnen,

vielen Dank für die schnelle und tolle Umsetzung im Druckpilot. Das ist die perfekte Möglichkeit.

Das Jahr 2015 habe ich mit dem Druckpiloten in ca. 20 Minuten ausgedruckt. Für die Vorjahre habe ich pro Jahr fast 3 Stunden gebraucht. Also eine echte Zeitersparnis. Und der Prüfer hat die Idee, PDF statt Papier zu bekommen, sogar begrüsst.

Vielen Dank und viele Grüsse