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Fragen zur Zeiterfassung
Themen: 30

Thema: Manuelle Erstellung Import-Daten

3778 mal gelesen   3778 mal gelesen
Alexander Gehne
Verfasst am 26.10.2015 um 20:55 Uhr
Hallo LohnFix-Team

Danke erstmal für die Bereitstellung der neuen Zeiterfasssung und vor allem des Import-Moduls, bei anderen Anbietern müsste man wahrscheinlich dieses "Add-on" wieder extra bezahlen...

Ich möchte die Vorarbeit der Zeiterfassung von den einzelnen Mitarbeitern mit Hilfe einer Tabellenkalkulations-Vorlage selbst erledigen lassen und dann die Zeitdaten entsprechend importieren.

Beim Testen des Import-Moduls ist mir einiges aufgefallen:

- Der Import einer mit LibreOffice erstellten .XLS-Datei wird mit einem "Active-X-Fehler" abgebrochen - Ist Original MS-Excel vonnöten?
- Import einer .TXT-Datei im "Promag"-Format (siehe Lohnfix-Hilfe) muss mehreren Bedingungen entsprechen:
a) Die letzte Zeile muss aus einem einzelnen Datensatz-Trennzeichen vor <EOF> bestehen (bei mir 'TAB'), sonst wird die letzte Datenzeile unterdrückt.
b) Zeilen mit "Leerzeiten" (00:00:00) in Zeile 3 und 4 des Tagesblocks müssen durch leere Zeilen mit Trennzeichen ersetzt werden, da sonst die "Leerzeiten" vor den Echtzeiten im Ausdruck erscheinen.
'Berichte;Stundenzettel' zeigt sonst z.B.: Kommt: 0:00 Geht: 0:00 "Pause" Kommt: 9:00 Geht 18:00

Meine Testdaten bestehen aus Zeitangaben in 5-Minuten-Blöcken die Addition auf dem Stundenzettel zeigt mir bei 154, bei 163 und bei 166 Monats-Ist-Stunden jeweils eine Zusatz-Minute (154:01, 163:01, 166:01) deren Herkunft sich mir nicht erschliesst... Alle Sekundeneinträge sind :00 !
(Möglicherweise ein Rundungsfehler im Irrgarten von Uhrzeit und Dezimalzeit) Andere Summen-Zeiten sind von mir nicht getestet...

Testdaten gerne auf Anfrage, die "auf die Schnelle" gebaute Tabellenkalkulations-Vorlage stelle ich auch gerne anderen Usern zur Verfügung.

Gruß Alexander Gehne
Ulrich Bohnen, LohnFix
Verfasst am 27.10.2015 um 14:12 Uhr

Guten Tag Herr Gehne,

 .XLS-Datei wird mit einem "Active-X-Fehler" abgebrochen - Ist Original MS-Excel vonnöten?
Wenn eine Excel-XLS-Tabelle eingelesen wird, ruft das Programm eine Microsoft-Komponente zum direkten Einlesen auf, um das gesonderte Abspeichern als .txt-Datei zu vermeiden. Wenn Excel nicht installiert ist, tritt der Fehler wie von Ihnen genannt auf.


Einlesen von Promag oder welches Format auch immer: Eine Testdatei an uns führt sicher zu einer fundierteren Beurteilung und ggfs. Erweiterung der Einleseroutine.

Allgemeiner Hinweis bzw. Frage:
Wenn die Arbeitszeiten in einem anderen Programm incl. Tabellenkalkulation erfasst werden, dann braucht es in der Lohnabrechnung eigentlich nur die Monatssummen. Die Frage stellt sich, ob eine Übernahme aller Zeiten incl. Pausen in die Lohnfix-Zeiterfassung dann sinnvoll ist.

Mit freundlichen Grüßen
Ulrich Bohnen

Alexander Gehne
Verfasst am 27.10.2015 um 18:34 Uhr
 

Guten Tag Herr Bohnen,

Ist Original MS-Excel vonnöten? - Also JA - ein entsprechender Hinweis (in der Hilfe) könnte für die Anwender hilfreich sein, schliesslich muss man kein Excel haben um Excel-Dateien zu generieren..

Eine Testdatei an uns...
Testdaten sende ich gerne dieser Tage an Support@lohnfix.de wie folgt:

Aktuelle Datensicherung aus LohnFix
- Eine .TXT-Datei deren Import fehlerfrei erfolgt (Oktober.txt)
- Eine .TXT-Datei mit dem von mir beschriebenen Fehlverhalten zu "Datenende" und "Null-Zeiten"
- 2 Screenshots zum "Additionsfehler" und zum ausgeschiedenen Mitarbeiter
- Die von mir verwendete LibreOffice-Tabelle zur Zeitenerfassung
  (OpenDocument-Format - kann angeblich auch mit neueren Excel-Versionen geöffnet werden)

dann braucht es in der Lohnabrechnung eigentlich nur die Monatssummen.
Eine Beschreibung des dazu nötigen Datensatz-Formats habe ich in der Hilfe nicht gefunden...

ob eine Übernahme aller Zeiten incl. Pausen in die Lohnfix-Zeiterfassung dann sinnvoll ist.
Nach meiner Meinung schon, denn sonst fällt die Monatsübersicht ja eher dürftig aus.

Gruß Alexander Gehne

Martin Holik
Verfasst am 27.10.2015 um 19:28 Uhr

Hallo Herr Bohnen,

Firmen, die die Arbeitszeiten mittels Stempeluhr elektronisch festhalten ist ein import der Daten in Lohnfix sicherlich nicht notwendig, obwohl die Importschnittstelle darauf ansetzt.

Bei Firmen, die die Daten in Kalendern (Exsel/Access) festhalten sieht das anders aus. Da würde ein Import in Lohnfix bedeuten, dass die Daten (nachweisbar) langfristig an einer Stelle gespeichert und zur Prüfung durch das FA die DRV oder den Zoll sofort zur Verfügung stünden. Zurzeit müssen da Listen abgeheftet werden. Ein Betrieb der (mauell) die Pausenzeiten so festhält und bucht, wie es in der Importschnittestelle beschrieben ist, gibt es wohl kaum. Die Mitarbeiter melden über Lohnzettel (Baustell) oder Monatslisten von wann bis wann sie gearbeitet haben. Dass sie die "gesetzlichen" nicht bezahlten Pausen gemacht haben, sollte sich von selbst verstehen. Sie werden aber nicht aufschreiben, dass sie um 9.01 mit der Pause begonnen haben und um 9.16 h wieder angefangen haben zu arbeiten. Da diese Zeitangaben ohnehin "geraten" wären würde es ausreichen im Programm die gesetzlichen Pausenzeiten vorzugeben uin in der Addition der betahlten Stunden tageweise in Abzug zu bringen oder die Importschnittestelle entsprechend zu gestalten. 

Eine TXT Datei müsste daher wie folgt aufgebaut sein:

ID / Name/ PersNr / Datum / Beginn / Ende / Dauer / unbez.Pausen / Bez.Stunden

Ob man Lohnfix die "unbezahlten Pausen" automatisch ermitteln lässt oder die Importdatei diesen Wert mitbringen muss
und ob Lohnfix die Differenz zwischen "Dauer" ./. "unbezahlte Pausen" = "Bez.Stunden" errechnen soll ist Geschmackssache.

Ich habe das Thema noch nicht soweit getestet um sagen zu können, ob die "Bez.Stunden" automatisch von Lohnfix in die Lohnabrechnung gebracht wird. Denn dann ist die Frage wie mit den Stunden, die ab dem "Meldetag an die Krankenkassen" bis Monatsende gearbeitet werden, umgegangen wird.

Diese Stunden können ja erst zum Ende des Monats ermittelt werden. Daher ist es in vielen Betrieben gängige Praxis, dass die Stunden vom 21. bis 20. ermittelt und bezahlt werden. Von daher würde ich noch eine Spalte "Abrechnungsmonat" oder so eingeben. Dann kann man das nachvollziehen/abgrenzen.

Die von Lohnfix vorgesehene Schnittstelle ist ist für Personen, die zu unregelmäßigen Zeiten arbeiten. Z.B. eine Reinigungskraft im Hotel die morgens ein paar Stunden reinigt und nachmittags aus irgend einem Grund nochmal für eine undeffinierte Zeit kommt.

Martin Holik

Christiane Nettler
Verfasst am 28.10.2015 um 10:58 Uhr
Guten Morgen!

Ich nutze die Zeiterfassung praktisch nicht, wollte aber zumindest einmal unsere Erfordernisse einbringen, um das Spektrum noch zu erweitern.
Wir haben keine elektronische Zeiterfassung, sondern simple Stundenzettel, in die die MA Anfang und Ende eintragen, sowie in eine Sonderspalte
für die genommene Gesamtpausenzeit. Diese variiert und ist nicht fix, genau wie die Schichtzeiten. Da wir in der Gastronomie tätig sind, haben wir viele variable Arbeitszeiten. Heißt also, wir könnten mit einer fest hinterlegten Pausenzeit nichts anfangen.
Aber wie gesagt, komme ich gut ohne die Zeiterfassung klar - wahrscheinlich bis irgendein Prüfungstrupp mir vorschreibt, dies zu nutzen.

Mit freundlichen grüßen
Christiane Nettler
Alexander Gehne
Verfasst am 28.10.2015 um 20:42 Uhr
Hallo Frau Nettler,

irgendwann wird (gerade für evt. Aushilfen) "irgendein Prüfungstrupp" den Nachweis für die Einhaltung des Mindestlohns einfordern...

Bei "Stundenlöhnern" dürfte das keine Sache sein, für pauschlierte Geringfügiker mit sozusagen "internem Gleitzeitkonto" schon..
Ja, ich weiss, ist Steuer- und SV-rechtlich eine Grauzone, aber wohl auch oft gängige Praxis.

Wenn man das dann "auf Knopfdruck" aus der EDV ziehen kann, wird die Nachtschicht 'was kürzer.

Gruß Alexander Gehne
Martin Holik
Verfasst am 28.10.2015 um 23:58 Uhr

Nur weil ich offensichtlich falsch verstanden wurde. Ich sehe nicht dass man "feste Pausen" nach der Devise 9.00 bis 9,15  und 12,30 bis 13,00 h im Proghramm einbauen sollte. Das Arbeitszeitgesetz schreibt bei 6 Stunden Arbeit 30 Minuten Pause und bei mehr als 9 Stunden 45 Minuten. Wenn Lohnfix (wie gesagt ich fände das nicht gut) eine Arbeitszeit vo 6 Stunden ermittet, könnte das Programm automatisch 30 MIn Pause abziehen. Besser ist es aber, wenn beim Import die "Bezahlten Stunden" mit importiert werden. Esw gibt auch Firmen, die die Pausenzeiten bezahlen. Dann wäre ein automatischer Abzug nicht gut. Entscheiden müssen das die Programmierer. Hier können nur Anregungen gegeben werden. Die Anwender sollen ihre Erfahungen den Theoretikern zur Verfügung stellen, damit das Programm herauskommt, das benötigt wird. Ich selbst schreiben Programme aufeiner anderen Ebene. Ich bin immer froh, wenn mir die Kundschaft (die Praktiker) sagen worauf es ankommt.

 

Martin Holik

Christiane Nettler
Verfasst am 29.10.2015 um 11:23 Uhr
Guten Morgen!

# Herr Holik: dann hatte ich Sie da etwas mißverstanden. Aber es schadet auf jeden Fall nicht, verschiedene Bedürfnisse hier als Anregung zu sammeln.
# Herr Gehne: die Geringfügigen-Grauzone haben wir vorsichtshalber abgeschafft. Alles andere geht per Excel. Ansonsten bin ich gespannt auf die erste Zoll-Prüfung zum Mindestlohn. Irgendwie habe ich den Eindruck, die haben beim Zoll selber noch keinen wirklichen Plan dazu....
Mit freundlichen Grüßen
Christiane Nettler
Ulrich Bohnen, LohnFix
Verfasst am 29.10.2015 um 13:16 Uhr
Hallo,
der Stundenzettel ist ein "zollfester" Stundennachweis und wird im Reinigungsgewerbe gerne verwendet, wie Herr Holik erkannt oder richtig vermutet hat. Der Zettel ist universal verwendbar, wenn mit bis zu zwei Pausen gearbeitet wird. Das sollte für die die meisten Beschäftigungen der Fall sein.

Die Zeiterfassung funktioniert auch mit drei Pausen, das sind vier Arbeits-"schichten".  Dieses könnte ausgedehnt werden, die Datenbank ist so ausgelegt, dass sie eine beliebige Anzahl von Zeiten aufnimmt. Die Frage ist, was ist sinnvoll und dann bedarf es der Eingabefelder und eines passenden Ausdrucks. 

Der Vortrag in der Gleitzeit fließt momentan in die Jahresübersicht ein ... in der Monatsübersicht ist es nützlich, die kumulierte Gleitzeit zu sehen, die Monatszahlen - für die Lohnabrechnung benötigt - verändern sich dadurch nicht.

Mit freundlichen Grüßen
Ulrich Bohnen

Martin Holik
Verfasst am 29.10.2015 um 16:04 Uhr

Ja Herr Bohnen, das mit den Arbeits "Schichten" ist ok und verstanden. Nur in der Praxis leider nicht der Regelfall. Wie bereits ausgeführt arbeiten die Leute von 7 - 16,15h (incl. Pausen) als SOllzeit. Wie das mit der Ist Zeit ist, moss individuell gesehen werden. Wenn man nun diese Arbeitszeit in 3 Schichteinheiten erfassen muss, ist das recht umständlich. Aber von Lohnfix vorgesehen. Daran werden sich die Anwender gewöhnen. Leider kan man die Zeiten auch nicht in einer Zeite (EXCEL) erfassen, denn der Import verlangt je Schicht eine Zeitle.

Ich spiele das mal mit der Musterfirma durch. Mal sehen ob das praktikabel ist. Sonst muss man sich halt eine parallel ausdenken. Vielleicht bekomme ich es auch hin, dass ich mein Erfassungsprogramm so schreibe, dass dort die Arbeitszeiten automatisch in Schichten aufgeteilt werden.

MArtin Holik

Alexander Gehne
Verfasst am 29.10.2015 um 19:03 Uhr
Martin Holik hat folgendes geschrieben:

Leider kan man die Zeiten auch nicht in einer Zeite (EXCEL) erfassen, denn der Import verlangt je Schicht eine Zeitle.


Hallo Herr Holik,

das ganze in Excel auf einem zweiten Tabellenblatt in die benötigten Zeilen "aufzutrennen" ist einmal Fleissarbeit, dann als Vorlage gespeichert und bei Bedarf aufgerufen..
Bei Interesse stelle ich gerne meinen Arbeitsentwurf zur Verfügung. (OpenDocument-Format, Resultat .TXT)

Gruß Alexander Gehne
Christian STeudle
Verfasst am 01.09.2016 um 15:43 Uhr
Guten Tag, Herr Bohnen,

vermutlich überweise ich den Baum vor lauter Wald, aber können Sie mir verraten, wo ich nur die Monatssummen in Lohnfix eingeben kann?

Vielen Dank für Ihre Mühe!
Es grüßt Sie freundlich
Christian Steudle

Ulrich Bohnen, LohnFix hat folgendes geschrieben:

Guten Tag Herr Gehne,

 .XLS-Datei wird mit einem "Active-X-Fehler" abgebrochen - Ist Original MS-Excel vonnöten?
Wenn eine Excel-XLS-Tabelle eingelesen wird, ruft das Programm eine Microsoft-Komponente zum direkten Einlesen auf, um das gesonderte Abspeichern als .txt-Datei zu vermeiden. Wenn Excel nicht installiert ist, tritt der Fehler wie von Ihnen genannt auf.


Einlesen von Promag oder welches Format auch immer: Eine Testdatei an uns führt sicher zu einer fundierteren Beurteilung und ggfs. Erweiterung der Einleseroutine.

Allgemeiner Hinweis bzw. Frage:
Wenn die Arbeitszeiten in einem anderen Programm incl. Tabellenkalkulation erfasst werden, dann braucht es in der Lohnabrechnung eigentlich nur die Monatssummen. Die Frage stellt sich, ob eine Übernahme aller Zeiten incl. Pausen in die Lohnfix-Zeiterfassung dann sinnvoll ist.

Mit freundlichen Grüßen
Ulrich Bohnen

Christian Steudle
Verfasst am 01.09.2016 um 16:55 Uhr
Meine Frage war etwas missverständlich. Der Import der Arbeitszeit aus Chipdrive oder im Promag-Format funktioniert bei mir. Wir verwenden aber als Zeiterfassung Safescan. Der Import aus Safescan nach Lohnfix funktioniert für mich nicht befriedigend - das Problem liegt aber an Safescan, nicht an Lohnfix. Jetzt möchte ich in Safescan Arbeitszeit und Urlaub verwalten. Für die jährliche BG-Meldung ist aber die Gesamt-Arbeitszeit eines jeden Mitarbeiters wichtig. Daher interessiert mich, an welcher Stelle in Lohnfix / in der Zeiterfassung von Lohnfix die Arbeits-Monatssummen (also nicht die tägliche Arbeitszeit, sondern zusammengefasst die Monatarbeitszeit als eine Zahl) hinterlegt werden kann, so dass am Ende des Jahres die Jahres-Gesamt-Arbeitszeit eines jeden Mitarbeiters in Lohnfix erfasst ist. Bei 8 Mitarbeitern ist auch eine manuelle Eingabe möglich.
Leider hilft mir der Hinweis "Kartei -> Import monatl. Lohndaten" nicht weiter. Der Monatslohn ist Stundenunabhängig, bleibt also immer gleich. Beim Import monatl. Lohndaten muss der Lohn auch durch die Zeiterfassung berechnet werden.
Ich möchte nur die Monatarbeitszeit eines jeden Mitarbeiters in Lohnfix hinterlegen.
Danke für Ihre Mühe!
Christian Steudle
Ulrich Bohnen, LohnFix
Verfasst am 01.09.2016 um 20:36 Uhr
in den Erläuterungen ist unter dem Stichwort "Import Monatslohndaten" die Struktur einer Tabelle beschrieben, die von LohnFix eingelesen werden kann und die allgemein gültig ist.
Eine andere Frage ist, dass zwar Monatsstunden eingelesen werden, diese hier aber nicht für die Lohnabrechnung verwendet werden sollen. Wie das zusammen geht, ohne den Normalfall aufzuheben (die Stunden sollen verwendet werden) kann ich auch nicht auf Hinhieb sagen.
Mit freundlichen Grüßen
Ulrich Bohnen


Christian Steudle
Verfasst am 01.09.2016 um 22:47 Uhr
Sehr geehrter Herr Bohnen,
ich habe jetzt für mich eine gute Lösung gefunden: Aus Safescan exportiere ich die pro Tag gearbeitete Stundenzahl für jeden einzelnen Mitarbeiter in eine Excel-Tabelle, die diese Daten in eine Text-Datei nach den Promag-Vorgaben umwandelt. Dabei wird der Arbeitsbeginn mit "0:00" fix festgelegt, während die pro Tag gearbeitete Stundenzahl als Arbeitsende festgelegt wird. Damit kann ich die gearbeitete Tages-Stundenzahl jeden einzelnen Mitarbeiters über die Import-Funktion in der Zeiterfassung von Lohnfix hinterlegen. Damit berechnet LohnFix bzw. die Stundenerfassung die jährliche Summe der Arbeitsstunden.
Es grüßt Sie freundlich
Christian Steudle