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Technische Fragen rund um LohnFix
Themen: 155

Thema: Druck als PDF

9807 mal gelesen   9807 mal gelesen
Büroservice Kawaters
Verfasst am 22.08.2013 um 09:14 Uhr

Hallo,

ich würde gerne die Daten eines ganzen Jahres als PDF speichern.

Gibt es hier eine Möglichkeit z.B. alle Abrechnungen zu drucken, ohne jede einzeln als PDF zu speichern, sondern z.B. als Datei Abrechnungen 2012 ?

Vielen Dank schon mal.

MfG

Tanja Kawaters

Ulrich Bohnen, LohnFix
Verfasst am 22.08.2013 um 12:32 Uhr

Guten Tag Frau Kawaters,

alle Verdienstbescheinigungen und SV-Meldebescheinigungen sind im Lohnkonto als digitale Kopie gespeichert.
Lohnabrechnungen aus dem Jahr 1999 oder von heute können mit jedem aktuellen LohnFix-Programm aufgerufen und als identische Kopie der ursprünglichen Abrechnung angezeigt werden.

Diese Archivfunktion ist komplett und bedarf keiner weiteren Archivierung außer der, dass die Lohndatei (xyz.dat) selbst abgelegt und gesichert wird. Wenn die eigenen Sicherungen nicht genügen, können die Daten unter "Kartei", "Back-up auf externem LohnFix-Server" gesichert werden.

---------------------

Verdienstabrechnungen als PDF: ein PDF-Druckertreiber ist unter Windows zu aktivieren, wobei eine Abrechnung eine PDF-Datei ist, die der Druckertreiber nicht automatisch hochnumeriert (die Scanner tun dies, aber egal). Das ist bei vielen Abrechnungen zu mühselig.

Empfehlung: Ausdruck unter Extras, Druckpilot in eine Fx-Datei. Das ist das gleiche Format wie die Abrechnungen im Lohnkonto. Mit zwei Klicks sind alle Berichte eines Monats in einer Datei gespeichert, die von Dritten angezeigt werden können. Diese Dritte brauchen dann nur AnsichtFix auf ihren Desktop zu hinterlegen, dass von der Homepage geladen werden kann:
http://lohnfix.de/Dokumente-zur-Lohnabrechnung.113.0.html

- AnsichtFix

Wenn es hier zu Fragen kommt, geben wir Ihnen ggfs. tel. Unterstützung oder per Fernwartung.
Mit freundlichen Grüßen
Ulrich Bohnen

 

Groeneneveld
Verfasst am 14.10.2013 um 15:34 Uhr
Trotzdem wäre es sehr schön, wenn eine (halb)automatische Speicherung als PDF mit verschiedenen Parametern im Dateinamen erfolgen würde.
PDF ist nun mal universeller, und kann von jedem MA gelesen werden ohne das erst ein Programm dafür installiert werden muss.
Wenn es um die Sicherheit geht, kann die PDF doch auch verschlüsselt werden.

Noch bessere wäre das (halb)automatische versenden der Lohnabrechnungen und anderer bescheinigungen als PDF an eine im MA-Datensatz hinterlegte Emailadresse. Am besten alle relevanten Formulare eines Mitarbeiters in einer Datei. (ankreuzen welche Dateien notwendig sind)

schön wäre auch ein Meldefix welches mit einem klick für alle Mandanten sämtliche Meldungen versendet und abholt. gern auch im Hintergrund.

ist ja bald Weihnachten, da kann man ja mal eine Wunschliste schreiben ;)




Christiane Nettler
Verfasst am 14.10.2013 um 16:01 Uhr
...da gibt es so einen Button rechts oben im Meldefix. Der sollte zumindest einen Teil Ihrer Wünsche erfüllen können... MfG Christiane Nettler
Groeneveld
Verfasst am 14.10.2013 um 18:00 Uhr
Den Button kenne ich nach numehr 6 Jahren natürlich ;)
trotz allem lässt sich doch noch etwas mehr zeit und Arbeitswege sparen.
Tanja Kawaters
Verfasst am 15.10.2013 um 08:51 Uhr
Ich hatte diese Frage gestellt, weil ich einen Mandanten nicht weiter betreuen kann, und dieser zum Steuerberater gegangen ist. Hier wollte man von mir einen Export der Löhne für Datev. Da dies aber nicht ging, wollte ich zumindest alle Lohnunterlagen als PDF weitergeben. Ich habe nun 2 Stunden daran gesessen alles zu drucken, und habe es als Papier weitergeleitet, weil dies zumindest schneller ging als alles einzeln als PDF zu speichern.
Die Option eine bestimmte Auswahl an Unterlagen als PDF speichern zu können würde mir auch den Versand der Unterlagen an meine
Mandanten erleichtern.
Groeneveld
Verfasst am 15.10.2013 um 21:19 Uhr
Um diese Vereinfachung geht es mir ja auch, nur das ich gerne den MA direkt die Lohnabrechnungen etc per Mail senden würde. evtl sogar per BCC zusätzlich an den Mandanten.
Heutzutage sollte das möglich sein und würde eine Menge Papier, Arbeit und Porto sparen.
Christiane Nettler
Verfasst am 16.10.2013 um 11:45 Uhr
Hallo, zugegeben, mit dem Gedanken habe ich auch schon gespielt. Ist aber aufwendig. Einfach nur an die private Mailadresse schicken ist datenschutztechnisch unsicher. Da braucht es schon eine digitale Signatur und Verschlüsselungstechniken, und/oder das E-Postfach. Haben wir alles noch nicht, wir Hinterwäldler..:-)) MfG Christiane Nettler
Groeneveld
Verfasst am 16.10.2013 um 20:15 Uhr
Naja aufwendig ist anders ;)
es reicht eine verschlüsselung und öffnen nur mit Passwort, das sollte dem Datenschutz genügen und ist völlig problemlos umzusetzen. Das Passwort müsste auch jeweils in den Stammdaten des MA hinterlegt werden. Programmieraufwand ist sicher ein wenig höher, in der Arbeitspraxis macht es aber so gut wie keine Mehrarbeit.

um ganz sicher zu gehen kann man natürlich das Passwort per Post einmalig mitteilen.

DE-Mail wird sich nicht durchsetzen da es nicht kostenlos ist, darauf sollte man nicht warten  ;)
Maike Voß
Verfasst am 17.10.2013 um 13:55 Uhr

Guten Tag Zusammen,

eine entsprechende Anfrage an einen Lieferanten wurde von unserer Seite aus gestellt. Hier warten wir zur Zeit auf ein Feeback des Lieferanten.

Herzliche Grüße

LohnFix Team

Maike Voß

Roland Wagner
Verfasst am 26.11.2013 um 18:04 Uhr
Es gibt auch die Möglichkeit, mit dem pdf-creator die Lohnabrechnungen (und alle anderen monatlichen, quartalsmäßigen und jährlichen Auswertungen) als pdf auszugeben. Dabei bietet der pdf-creator die Möglichkeit, nicht nur jede Abrechnung einzeln in ein pdf zu überführen, sondern man kann auch die Druckdaten zunächst sammeln und dann in eine pdf-Datei ausgeben, also auch alle 12 Lohnabrechnungen eines Jahres in eine Datei, oder sogar alle Auswertungen, die man weitergeben will, in eine einzige pdf-Datei. Dazu muß man nur den pdf-creator installieren.
Micha
Verfasst am 27.11.2013 um 00:21 Uhr
ja, das ist möglich, aber nicht sehr komfortabel, danach diese alle einzeln per email versenden ist auch nicht wirklich angenehm bei 30 und mehr MA. Das ist eine Sache die eine Software viel einfacher übernehmen könnte.

Roland Wagner
Verfasst am 27.11.2013 um 09:43 Uhr
Ausgangsfrage war ja zunächst mal die Weitergabe bzw. Archivierung als pdf. Mein Hinweis auf den pdf-creator mit seinen Möglichkeiten erfolgte aus diesem Grunde.

Bezügl. des email-Versandes der Lohnabrechnungen hat der pdf-creator auch eine Funktion anzubieten, er kann nämlich das Dokument, hier also die Lohnabrechnung, direkt als email-Anhang zur Verfügung stellen, öffenet also ein Fenster des email-clients mit neuer email und angehängtem Dokument. Nur noch die email-Adresse eintragen, und schon hat man die Lohnabrechnung verschickt. Ich glaube, das geht immer noch schneller, als 30 Lohnabrechnungen zu falten, zu kuvertieren und dann zu frankieren.

Mir ist auch kein Lohnabrechnungsprogramm bekannt, daß einen automatisierten email-Versand der Lohnabrechnungen bietet. Wieso dann Lohnfix ausgerechnet das können soll, erschließt sich mir nicht wirklich.

Roland Wagner
Roland Wagner
Verfasst am 27.11.2013 um 09:57 Uhr
Bei der Gelegenheit fällt mir noch die berühmte eierlegende Wollmilchsau ein. Die gibt es auch bis heute noch nicht (zum Glück). Und mir sind funktionsorientierte Programme wie Lohnfix, die eben das, was man wirklich braucht, verläßlich anbieten, lieber, als Programme, die allen möglichen Schnickschnack haben, den man nicht wirklich braucht, dann aber vor Fehler nur so strotzen.

Vor Lohnfix habe ich mit drei verschiedenen Lohnabrechnungsherstellern gearbeitet, immer wieder irgendwelche Schwierigkeiten gehabt, fehlerhafte Berechnungen usw.. Da ist Lohnfix mit seiner Philosophie (ablauforientiert, sachlich, einfach, einfache Datenübergabe für weitere Auswertungen, die Lösung steht im Vordergrund) um Längen voraus.

Nebenbei ist die Programmierung rund um die MAPI alles andere als trivial, die ist immer wieder unter allen Windows-Varianten eine Wundertüte.

Roland Wagner
Micha
Verfasst am 27.11.2013 um 10:45 Uhr
Ehrlich gesagt, habe ich keine Lust darüber zu diskutieren ob eine Funktion sinnvoll oder nicht ist, wer eine vorhande oder neu eingebaute Funktion nicht nutzen möchte der muss es auch nicht machen. Nebenbei gesagt, ablauforientiert ist anders ;)

Der "Druckpilot" ist ja allerdings schon ein Weg in diese Richtung, nur leider bringt er in meinem Workflow keine Erleichterung. Ich verstehe eigentlich auch nicht den Hintergrund. Warum ein "eigenes" FX Format anstatt des ja doch sehr gut verbreitetem PDF-Formats. zBsp werden meine Rechnungen auch nicht mehr ausgedruckt sondern nur per PDF versendet, dieses übrigens auch vollautomtisch über die in den Stammdaten hinterlegte Emailadresse, eine Funktion die heutzutage jede gute Faktura anbietet.

ich sehe heutzutage keinen Sinn mehr darin Papier auszudrucken und dann jahrelang in Aktenordnern einstauben zu lassen, wenn es auch digital geht. Dies sollte dann aber auch so komfortabel bzw effektiv wie möglich sein. 
i. A. Administration
Verfasst am 27.11.2013 um 10:59 Uhr

Guten Morgen,

Danke für die Kommentare, das Thema wird bei uns jedenfalls nicht vergessen.

zum Stand der Prüfung:

Die direkte Erzeugung einer Ausgabe mittels PDF-Code wäre uns am liebsten. Es ist praktisch nicht durchführbar, PDF-Code ist mehr als 'kryptisch'.

Wir prüfen Werkzeuge, die als käufliche Lizenz angeboten werden, um die PDF-Druckoption im Programm zu haben, ohne die Windows Druckersteuerung aufrufen zu müssen (mit der PDF-Code erzeugt werden kann, aber bei vielen Abrechnungen nicht effektiv). Die Prüfung hat in zwei Fällen zu keinem Ergebnis geführt, ein dritter Prüffall sieht momentan vielversprechend aus.

Die Eigenschaften des PDF-Creators sehen wir uns auch noch mal an.

Das Versenden von Daten als E-Mail ist das nächste Thema und berührt die Windows-Funktionen. Der ursprüngliche Versand der Daten an die Sozialversicherung per E-Mail wurde von der SV eingestellt, weil der Weg nicht verlässlich ist.  Das soll nicht ausschließen, das einzelne Firmen diesen Weg für die Verteilung von Dokumenten dennoch wählen. Das Interesse ist berechtigt und wird nach Möglichkeit von uns dann unterstützt.

i. A. M. Voß
Administration

Micha
Verfasst am 27.11.2013 um 11:19 Uhr
Ja, ich verstehe völlig das eine direkte PDF Ausgabe nicht machbar ist aber wie beschrieben gibt es ja diverse Tools die diese Arbeit abnehmen.

zum Versenden per Mail, ich bin lange bei Windows raus (lohnfix ist der einzige Grund für mich noch ein Windows als VM zu btreiben) aber ist es nicht möglich oder sicherer einen eigenen Mail-Client zu nutzen anstatt sich auf die Windows-Mail funktionen zu verlassen die bei jedem anders eingestellt sind?

Zu Thema Mail>SV, hier war es natürlich aufgrund der Struktur relativ einfach und sinnvoll einen direkten Weg zu wählen. Jedem MA aber einen Client installieren zu  lassen damit er seine Lohnabrechnung lesen kann halte ich nicht für praktikabel ;)
Maike Voß
Verfasst am 27.11.2013 um 12:55 Uhr
Roland Wagner hat folgendes geschrieben:
Bei der Gelegenheit fällt mir noch die berühmte eierlegende Wollmilchsau ein.


na ja, die wäre schon praktisch

::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::

Nun zurück zum Thema,

wir haben soeben den PDF-Creator getestest mit der Funktion "Warten-Sammler". Diese Funktion ist vor allem für Arbeitgeber interessant, welche die Lohndaten (Abrechnungen ect.) gerne per Email zugesandt bekommen möchten.

Die Funktion "per Email senden" haben wir noch nicht ausführlich getestet. Diese wäre interessant, wenn der AG die Abrechungen an den AN versenden möchte, doch hier sollte man sich definitiv das schriftliche Einverständnis des Arbeitnehmers einholen, dass dieser zustimmt, dass seine persönlichen vertraulichen Daten einfach als PDF durch das Netz geschickt werden dürfen.

Meine persönliche Meinung: Ich habe den PDF-Versandt mit der einfachen Begründung abgelehnt, dass mein privates Email-System schon einmal gehackt wurde und es mir zu riskant ist, dass meine vertraulichen Daten letztendlich für jeden sichtbar als PDF durchs Netz geschickt werden.

Herzliche Grüße
Maike Voß
Administration

 

Michael Friedrich
Verfasst am 27.11.2013 um 15:26 Uhr
Hallo,

ich würde den E-mail Versand auch als große Erleichteung sehen. Ich kenn mich zwar nicht so aus in Sachen Programmierung, aber wenn man seine SMTP Daten mit ein pflegt müsste es da doch eine Möglichkeit geben. 

Dass man auch hierfür die Mitarbeiter unterschreiben lassen sollte sehe ich nicht als das große Problem an. Einen Großteil der Mitarbeiter könnte man sicherlich per Mail Abdecken. 

Wenn es nicht als PDF möglich ist, bzw. die Umsetzung schwieriger ist kann ich auch mit der FX Datei leben. In die automatisch generierte Mail sollte halt der Downloadlink mit rein.

Was mich momentan noch am meisten stört ist, dass der Druck der Lohnabrechnungen nur in nummerierten Dateien erfolgt. 
Wenn der Dateiname wenigstens eindeutig wäre z.B. Name_Vorname_Personalnummer_Monat_Jahr (der Lohnabrechnung), dann hätte man wenigstens schon mal einfach verwertbare Dateien.

Gruß
Michael Friedrich
Roland Wagner
Verfasst am 27.11.2013 um 15:34 Uhr
Das ist, glaube ich, ein springender Punkt. Ich bin als Arbeitgeber beim Versand per email sofort beim Datenschutzrecht und die NSA-Affäre ist ja auch noch frisch. D. h., wenn Lohnfix das rechtssicher implementieren würde, gehörte da eine Verschlüsselung dazu. Ich als Anwender hätte jetzt zwei neue Funktionen im Programm, die das ganze Programm noch komplexer und damit fehleranfälliger machen, auch wenn ich die Funktionen nicht nutze. Da diskutiere ich doch lieber in diesem Forum, ob es diese Funktionen im Programm wirklich braucht oder nicht, und welche Alternativen es für die gewünschten Funktionen außerhalb Lohnfix vielleicht gibt.

Auch beim Thema digitales Büro gibt es ein rechtliches Problem: die revisionssichere Ablage. Entweder man hat ein entsprechendes Programm, oder man muß die prüfungsrelevanten Dokumente dann doch als Hardcopy vorhalten (auch eine als email im pdf-Format verschickte Rechnung).

Vor diesem Hintergrund ist das mit dem Einbau dieser "einfachen" Funktionen dann nochmal ein ganz anderes Ding.

Roland Wagner
Verfasst am 27.11.2013 um 16:27 Uhr
Vielleicht hilft ja das noch zur Arbeitsvermeidung in Bezug auf den wie imme gearteten Versand von Lohnabrechnungen:

Bei gleichbleibenden Abrechnungen ohne Änderungen entfällt die Verpflichtung des Arbeitgebers, dem Mitarbeiter eine Lohnabrechnung in Textform zukommen zu lassen (§ 108 GewO). Es reicht dann, dem Mitarbeiter z. Bsp. zum Jahresanfang, die Dezember-Abrechnung des letzten Jahres mit den kumulierten Jahreswerten, zusammen mit der SV-Jahresmeldung und der Lohnsteuerbescheinigung zukommen zu lassen. Nach meiner Erfahrung ist dies der Mehrheit der MA so recht und viel Arbeit gespart (die meisten Lohnabrechnungen landen im Mülleimer des Mitarbeiters). Eine erneute Lohnabrechnung muß man dann nur bei Änderung der Abrechnungsdaten übermitteln.
Michael Friedrich
Verfasst am 27.11.2013 um 17:10 Uhr
Selbstverständlich hat nicht jeder Anwender die selben Ansprüche und jeder sieht andere Funktionen der Software, die er nicht benötigt. 
Ich kann hier selbstverständlich nur mein persönliches Feedback geben bzw. meine Wünsche an eine Software äußern.
Ich rechne monatlich über 100 Minijobber ab, bei denen die Löhne nicht jeden Monat die selben sind. D.h. entweder jede Abrechnung einzeln als PDF speichern und per Mail verschicken oder jede Abrechnung drucken und per Post verschicken. Beides ist Zeitaufwändig und per Post noch dazu Kostenintensiv.
Wenn es eine rechtssichere Möglichkeit der Umsetzung gibt würde ich es sehr begrüßen. Immerhin spart sich jeder gerne Zeit und Geld.
Ich bin nur wie schon vorher geschrieben der Meinung, dass es nicht ausschlaggebend ist ob es eine PDF oder FX Datei ist. Interessanter ist die Benennung der Datei. Nur mit einem eindeutigen Dateinamen kann ich die Abrechnungen vernünftig speichern und bei Bedarf zumindest einfach per Mail verschicken.
Micha
Verfasst am 27.11.2013 um 17:55 Uhr
Groeneneveld hat folgendes geschrieben:
Trotzdem wäre es sehr schön, wenn eine (halb)automatische Speicherung als PDF mit verschiedenen Parametern im Dateinamen erfolgen würde.
PDF ist nun mal universeller, und kann von jedem MA gelesen werden ohne das erst ein Programm dafür installiert werden muss.
Wenn es um die Sicherheit geht, kann die PDF doch auch verschlüsselt werden.


zum Thema Datenschutz zitiere ich mich einfach mal selbst.

das Passwort sollte dann natürlich auch in den Stammdaten hinterlegt sein oder auch eine Kombination aus Geburtsdatum und Nachname zB 


und ja, es geht hauptsächlich um die Minijobber, diese brauchen so gut wie nie eine Lohnabrechnung. Warum also Porto und Papier verschwenden?



Roland Wagner
Verfasst am 27.11.2013 um 18:00 Uhr
Da könnte bis zur Implementierung einer entsprechenden Funktion der pdf-creator mit seiner Möglichkeit, als Drucker ein email-Fenster mit Anhang zu öffnen, in die man den Empfänger einträgt, eine Erleichterung sein. Einfach als Drucker festlegen, Lohnabrechnung drucken, Dateiname festlegen und dann im email-Editor Empfängeradresse eintragen.
Micha
Verfasst am 27.11.2013 um 18:14 Uhr
Roland Wagner hat folgendes geschrieben:
Da könnte bis zur Implementierung einer entsprechenden Funktion der pdf-creator mit seiner Möglichkeit, als Drucker ein email-Fenster mit Anhang zu öffnen, in die man den Empfänger einträgt, eine Erleichterung sein. Einfach als Drucker festlegen, Lohnabrechnung drucken, Dateiname festlegen und dann im email-Editor Empfängeradresse eintragen.

evtl benutze ich ja eine etwas exotische Umgebung, denke aber auch das ich nicht der einzige Mac-nutzer bin.
Ich habe in der VM keinen Mailclient konfiguriert, Ich benutze FreePDF, dieses kann auch verschlüsseln und per mail versenden allerdings übergibt Free PDF an einen Mail-Client, daher etwas unpraktisch.

vor allem muss ich dann für jeden Mitarbeiter das PW zum verschlüsseln raussuchen, genauso die Mailadresse und das ganze dann für jeden MA einzeln.
Ich sehe es grundsätzlich so, eine Software soll mir Arbeit abnehmen, vor allem die Arbeit die nur aus fehleranfälligem abtippen oder Copy&Paste und mausklicks besteht.

Lassen wir doch das Team mal machen, vielleicht kommt ja eine schöne Lösung dabei raus.

Zum thema nicht benötigte Funktionen. Es gäbe auch die Möglichkeit, in einer Konfiguration des Programms, nicht benötigte Funktionen abzuwählen. Es gibt auch für mich diverse Funktionen die ich nicht benötige.
Roland Wagner
Verfasst am 27.11.2013 um 19:20 Uhr
Pdf-creator benötigt einen email-client, wie freepdf auch.

Martin Holik
Verfasst am 25.07.2014 um 19:56 Uhr

Nun gibt es also die Möglichkeit, über den Druckpiloten eine PDF Datei zu erstellen, in der alle Lohnabrechnungen einer Firma angedruckt und per Mail weitergereicht werden können. Ein guter Schritt für deren Progasmmierung ich gern den Updatepreis zahle.  Nun fehlt eigentlich nur, dass auch die Krankenkassenmeldungen und die Lohnsteuerbescheinigung im Druckpilot aufgenommen wird, und mit in die PDF - Datei geschrieben werden können. Dann könnte man die Abrechnungen für die Mandanten in einer Datei an die Geschäktsleitungen der Betriebe senden. Das geht nun übrigens auch. Mann kann die Krankenkassenbescheinigungen mit an die PDF Datei anhängen. Aber leider muss man jede einzelne Krankenkasse aufrufen und anhängen. 

 

Martin Holik

Ulrich Bohnen, LohnFix
Verfasst am 26.07.2014 um 00:15 Uhr
Guten Tag Herr Holik,
die SV-Meldebescheinigung können Sie anklicken.
Evtl. fehlende Berichte (LStBescheinigung) sollten ergänzt werden ... 
Mit freundlichen Grüßen
Ulrich Bohnen
Martin Holik
Verfasst am 26.07.2014 um 13:32 Uhr

Hallo Herr Bohnen,

ich habe mich vielleicht falsch ausgedrücht. Ich meine nicht die SV Meldungen für die Mitarbeiter bei An/ Abmeldungen oder KK-Wechsel.

Ich meine die Beiragsmeldungen die monatlich per DFÜ an die Krankenkasse gehen. Die Mandanten benötigen diese in Papierform für ihre Akten und damit sie wissen, welche Baneinzüge von welcher Kasse kommen bzw. welche Beträge sie ggf. überweisen müssen. Wenn ich die Abrechnungen für die Mandanten mache, brauchen die Mandanten ja auch ein paar Informationen.

 

Martin Holik

Ulrich Bohnen, LohnFix
Verfasst am 28.07.2014 um 10:22 Uhr

Guten Tag Herr Holik,

der Druckpilot sollte so vollständig sein wie möglich.
D.h. alle regelmäßig wiederkehrenden Berichte sollten über den Druckpiloten aktiviert und ausgedruckt werden.
Die Zusammenstellung wird in einer Ini-Datei abgespeichert, so dass die Auswahl nur einmal erfolgen muss.

Die Kassennachweise sind schon im Druckpilot enthalten. 
Seit heute ist der Druckpilot um Lohnsteuerbescheinigung und Lohnsteueranmeldung ergänzt.

Mit freundlichen Grüßen
Ulrich Bohnen