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Technische Fragen rund um LohnFix
Themen: 155

Thema: Datensicherung

4329 mal gelesen   4329 mal gelesen
Volker Keil
Verfasst am 24.10.2013 um 15:49 Uhr
Guten Tag,

um eine Funktion zu testen habe ich eine Kopie mit Kartei -> Monatssicherung erstellen oder Sicherung zurückholen erstellt.

Nun habe ich mit der Datei weitergearbeitet und musste feststellen, dass das jetzige Ergebnis nicht dem entspricht. Also Sicherung zurückholen.

Als ich die Sicherungsdatei in das Verzeichnis der Echtdateien zurückholen will, soll ich ein Entwicklerkennwort eingeben welches ich selbstverständlich nicht besitze.

Was nützt mir das Erstellen einer Sicherung wenn ich diese nicht selbständig zurückholen kann?

Ich finde es hätte eines Hinweises bedurft, dass man die Sicherungsdatei wahrscheinlich nicht ohne fremde Hilfe zurückholen kann. So etwas ist mir noch mit keinem Anwendungsprogramm passiert.

Mit freundlichen Grüßen
Volker Keil
LohnFix Team Helmut Bitter
Verfasst am 24.10.2013 um 18:06 Uhr

Guten Abend,
eine Datensicherung wird mit "Kartei", "Sicherung der Daten auf eigenen Datenträger (z.B. Stick)" vorgenommen. Diese Datensicherung kann jederzeit beliebig oft vorgenommen werden. Diese gesicherten Daten können ohne Probleme wieder in den LohnFix-Datenordner zurück kopiert werden - in der Eigenregie des Anwenders.

Den von Ihnen benutzten Menüpunkt "Kartei", "Monatssicherung zurückholen oder eine Kopie anlegen" haben wir extra mit einem Entwicklerkennwort versehen. Als dieses noch nicht der Fall war, haben sich Probleme daraus ergeben, dass die Datei beim Kopieren/Sichern umbenannt wird. Allein die Änderung des Dateinamens führte in vielen Anwendungsfällen zu großen Problemen, Verwirrung. Also gilt: Savety first. Durch Anruf bei LohnFix wird der Weg sicher durchgeführt.

An 'Löhne' sind als Anwendung andere Anforderungen zu stellen als an eine Tabellenkalkulation oder Textverarbeitung.

LohnFix legt in jedem Monat automatisch eine Datenkopie mit dem Datum als Dateianhang an, wenn in der Abschlussübersicht ein Monat auf "abgeschlossen" gestellt wird. Als Beispiel wird im Sep. 2013 aus der Arbeitsdatei "Bitter.dat" eine Kopie mit Namen "Bitter.dat_13_09" angelegt. Eins der Probleme sei hier aufgezeigt: Sie haben jetzt Ihre Okt. 13 Lohndaten schon bearbeitet und auch die Meldungen schon versandt, aber noch nicht den Monat Okt. in der Abschlussübersicht auf "abgeschlossen" gestellt - es gibt also noch keine "interne" Datensicherung "Bitter.dat_13_10". Wenn Sie jetzt die "interne" Datensicherung von "Bitter.dat_13_09" zurück holen würden, überschreiben Sie alle Arbeiten aus dem Oktober, da diese Datei den Datenstand vom Abschluss des September beinhaltet. Noch ein Wort zur Datensicherung: was wäre das für eine Datensicherung in den gleichen LohnFix-Datenordner auf der gleichen Festplatte die Lohndaten zu sichern. Daten müssen vom Anwender "jeden Monat" auf einen externen Datenträger z.B. Stick oder externe Festplatte gesichert werden!!!!! Wer das nicht beherzigt, handelt sehr leichtsinnig und spielt mit hohen Kosten. Noch ein kleiner Tip. Wenn Sie nur bestimmte Programmfunktionen oder andere Tests durchführen möchten, sollten Sie die Mandantenfähigkeit von LohnFix nutzen. Sie legen einfach einen Test-Mandanten (Testfirma) an und probieren dort an beliebigen fiktiven Mitarbeitern Ihre Funktionen aus.

Mit freundlichen Grüßen
Dipl. Ing. Helmut Bitter

Ulrich Bohnen, LohnFix
Verfasst am 25.10.2013 um 11:25 Uhr

Hinweis:

wenn mit dem Menüpunkt "Monatssicherung zurückholen oder eine Kopie anlegen" eine Kopie angelegt wurde, dann
a) wird diese Kopie automatisch als "Testdatei" markiert
b) kann diese Datei mit dem Schalter "Sicherungsdatei öffnen", der sich direkt unter der Liste der Dateien befindet, geöffnet werden.

In dieser markierten Datei zu testen ist der Weg, bei dem die Orginaldaten sicher sind. 

Mit freundlichen Grüßen
Ulrich Bohnen

Volker Keil
Verfasst am 25.10.2013 um 11:54 Uhr

Ich danke für den Hinweis das ich künftig für Anwendersoftware (im Rechnungswesen) darauf achten muss, dass die jeweilige Software ermöglicht eine mit Bordmitteln erstellte Datensicherung gefahrlos rückzusichern.

Dies scheint mit Lohnfix nicht möglich zu sein und stellt für mich einen Mangel dar.

Ich bin der Auffassung das es den Anwendern überlassen werden sollte, welche der durch den Hersteller angebotenen Sicherungsmöglichkeiten verwendet wird.

Mit freundlichen Grüßen
Volker Keil

Ulrich Bohnen, LohnFix
Verfasst am 25.10.2013 um 13:15 Uhr

Hallo Herr Keil,

die Konversion einer als 'Testdatei' markierten Datei in eine 'Echtdatei' ist durch Entwicklerkennwort geschützt.
Das kommt für Sie vermutlich überraschend ... es war vor ca. zwei Jahren anders. Die Erfahrung hatte uns aber gelehrt, die Umwandlung einer 'Testdatei' in 'Orginaldatei' nicht ohne weiteres freizugeben.  Die Fälle, in denen die Rückholung der Daten gar nicht erfolgen sollte und Folgeprobleme auftraten, hatten sich gehäuft.

Unbeschadet der Sperre an dieser Stelle haben Anwender die Möglichkeit, mit dem Menüpunkt 'Sicherung der Daten auf eigenen Datenträger' auch die Orginaldatei in einen beliebigen Ordner zu kopieren und ggfs. daraus zurückzuholen (Herr Bitter hat das oben beschrieben).

Als dritter Weg kommt die Möglichkeit des Kopierens und Rückkopierens von Dateien im Windows-Explorer hinzu.

Ergebnis:
- Die Bedürfnisse und Kenntnisse von Anwendern sind verschieden.
- Dass ein bestimmter Schalter zwei verschiedenen Anwendern nicht zugleich gerecht wird, kann gut möglich sein.
- Deswegen sind mehrere Wege vorhanden. Incl. dem Weg, im Falle einer überraschenden Funktion den Support anzurufen. 

Mit freundlichen Grüßen
Ulrich Bohnen

 

Volker Keil
Verfasst am 25.10.2013 um 15:29 Uhr

Hallo,

allen recht getan ist eine Kunst die niemand kann.

Die von Ihnen beschriebenen anderen Wege dürften nur für die Zukunft relevant sein.

Die ursprüngliche Original- und jetzt als Testdatei lässt sich ja nicht einfach umstellen. In der Tat gehe ich in aller Regel vorsichtig um so das es in der Vergangenheit keine Notwendigkeit gab die vorhandene Sicherung zurückzuspielen bzw. ist dies das letzte Mal passiert als es diese Sperre noch nicht gab.

Mit freundlichen Grüßen

Volker Keil

Roland Wagner
Verfasst am 25.11.2013 um 16:57 Uhr
Da ich mich gerade mit der Frage der Datensicherung befasse, ist die von der Frage Herrn Keils ausgelöste Diskussion für mich interessant. Wenn ich alles richtig verstehe, sind in den Datendateien xxx.dat_JJ_MM die jeweiligen Datenbestände bis zum Monat der Abschlußerstellung gespeichert. In der Datei xxx.dat ist dieser Datenbestand ebenfalls enthalten, aber in dieser Datenbank wird weitergearbeitet. Beim nächsten Monatsabschluß wird dann wiederum eine neue Datei xxx.dat_JJ_MM angelegt. Dabei enthält die Datei xxx.dat auch die Daten aller zuvor abgeschlossenen Monate seit Programmbenutzung.

Daß man, wenn man die aktuelle Datendatei xxx.dat durch eine vorhergehende Monatsabschlußdatei ersetzt, alle erfaßten und verarbeiteten Daten seit Erstellung des letzten Monatsabschlußes verliert, dürfte nicht jedem klar sein, deshalb ist die Sperre mit Entwicklerkennwort in meinen Augen vernünftig.

Für die externe Datensicherung wäre es dann doch ausreichend, die Datei des letzten Monatsabschlußes und die Datei xxx.dat zu speichern. Sofern man diese Prozedur konsistent seit Programmbenutzung in das selbe Verzeichnis ausgeführt hätte, hätte man dann den gesamten Datensicherungsbestand, also alle xxx.dat_JJ_MM seit Anfang sowie die aktuelle xxx.dat.

Hintergrund meiner Frage ist, daß ich bislang generell das komplette Verzeichnis .../ProgramData/Fixware/Daten zur Sicherung bzw. Übertragung der Daten auf einen Zweitrechner (der nur zum Datenlesen und für den Zahlungsverkehr benutzt wird, nicht zum Arbeiten, Erfassen oder Meldungen versenden, natürlich mit eigener Lizenz) auf einen externen Datenträger speichere. Bei 4 Mandanten und über 170 Mitarbeitern insgesamt sind mit den Monatsabschlußdateien inzwischen mehrere GB aufgelaufen, so daß das Kopieren dauert. Wenn ich nur die letzte Monatsabschlußdatei bzw. wenn ich diese schon kopiert habe, nur die xxx.dat und die kassen.kat kopieren muß, würde mir das einiges an Zeit sparen.

Bei dieser Gelegenheit: Was ist im Verzeichnis WPD-Log abgelegt?

Für eine kurze Antwort wäre ich sehr dankbar.

Mit freundlichen Grüßen
Roland Wagner

Ulrich Bohnen, LohnFix
Verfasst am 26.11.2013 um 14:14 Uhr

Guten Tag Herr Wagner,

alles richtig mit folgender Ergänzung:
- WDP-Log ist nur eine Aufzeichnung, ähnlich einer 'Black-Box'. Sollte bei der Datenübertragung ein Problem aufgetreten sein, lassen sich hieraus evtl. technische Ursachen feststellen. Die Datei spielt in der Datensicherung keine Rolle.
- Anmerkung: eine Rücksicherung der xxx.dat_JJ_MM über die Funktion im Programm würde die aktuelle .dat-Datei nicht überschreiben, diese würde umbenannt.
- "ausreichend, die Datei des letzten Monatsabschlußes und die Datei xxx.dat zu speichern."  
Ja, zusammen mit "Kassen.kat" ist die aktuelle  "xxx.dat" alles, was bei einer externen Kopie gesichtert werden muss. Bei Mandanten: alle  xx1.dat, xx2.dat usw. 

Zu überlegen ist, die soeben beschriebene Einschränkung der Sicherung als Schalter verfügbar zu machen.

Mit freundlichen Grüßen
Ulrich Bohnen

Roland Wagner
Verfasst am 26.11.2013 um 15:27 Uhr
Lieber Herr Bohnen, vielen Dank für diese Info. Ein Schalter wäre toll. Noch eine Zusatzfrage: was verbirgt sich hinter den Dateien xxx.dat.fix.

Herzliche Grüße
Roland Wagner
Christiane Nettler
Verfasst am 27.11.2013 um 11:30 Uhr
Hallo Herr Wagner, "dat.fix" sind meines Wissens Dateien, die für Übertragung an den Support gebildet werden. Aber das sollte Herr Bohnen lieber noch mal bestätigen, bevor ich Blödsinn verbreite. Ich umgehe übrigens diesen ganzen Ablauf im Bereich "sichern und rücksichern als", indem ich die Sicherungsdateien direkt über den Explorer verwalte und ggfs. auch umbenenne, um sie wieder zu benutzen. Finde ich irgendwie übersichtlicher. Die monatlichen Abschlussdateien und alte Kassendateien schmeiße ich nach ca. 3 Monaten raus. Mit freundlichen Grüßen Christiane Nettler
Maike Voß
Verfasst am 27.11.2013 um 11:50 Uhr
Christiane Nettler hat folgendes geschrieben:
"dat.fix" sind meines Wissens Dateien, die für Übertragung an den Support gebildet werden.

Guten Morgen,
die Aussage von Frau Nettler ist korrekt.
Herzliche Grüße
Maike Voß
LohnFix-Team
Maike Voß
Verfasst am 28.11.2013 um 14:58 Uhr
Guten Tag zusammen,


unter 'Kartei, Sicherung der Daten auf eigenen Datenträger': wurde eine Option hinzugefügt, bei der auf das Kopieren der monatlich angelegten Sicherungsdateien verzichtet wird. Die Option ist standardmäßig auf 'an' gesetzt:

Herzliche Grüße
Maike Voß
LohnFix-Team
Roland Wagner
Verfasst am 28.11.2013 um 15:39 Uhr
Hallo Frau Voß,

wozu braucht man die muster.kto?

Schalter funktioniert einwandfrei, das spart doch einiges an Zeit. Vielleicht sollte man aber doch irgendwo (vielleicht in der Hilfe) noch darauf hinweisen, daß mit gesetztem Schalter eine restlose externe Sicherung auch der Abschlußsicherungen xxx.dat.JJ-MM nicht gewährleistet ist.

Mit freundlichen Grüßen
Roland Wagner
Maike Voß
Verfasst am 10.12.2013 um 14:35 Uhr

Guten Tag,

die Muster.kto wird beim Starten als leere Datei bereitgestellt. Die Muster.kto gehört zur FibuFix.

MfG Voß

Christiane Nettler
Verfasst am 20.12.2013 um 10:53 Uhr
Hallo Herr Bohnen, da ich zum Jahresende gerne "aufräume", noch eine Frage zu den WDP-Logs: Wie lange sollten die vorgehalten werden? Ich habe jetzt schon einige Jahrgänge vorrätig.... Allen hier wünsche ich auch schon mal an dieser Stelle schöne Weihnachtstage und einen guten Rutsch/Sprung/Gang/Tanz/Schlaf ins Neue Jahr! Mit freundlichen Grüßen Christiane Nettler
Ulrich Bohnen, LohnFix
Verfasst am 20.12.2013 um 12:03 Uhr

Hallo Frau Nettler,
die WDP-Logs sind nur von temporärer Bedeutung. 

Datensicherung aus dem Menü:  'Kartei',  'Sicherung der Daten auf eigenen Datenträger':
Mit dem neuen Optionsschalter 'nur die relevanten Dateien ...' werden diese Logs außen vorgelassen ebenso wie die unterjährig angelegten monatlichen Kopien. Mit diesem Optionsschalter auf 'an' ist eine Sicherung auf eigenem evtl. externem Laufwerk kurz und sehr sinnvoll.

Wünsche Ihnen und allen die Feiertage so gut und glatt zu überstehen , wie Sie es von den Abläufen hier gewohnt sind 
Ulrich Bohnen

Christiane Nettler
Verfasst am 20.12.2013 um 12:14 Uhr
äääh, ich wollte die WDP-logs nicht sichern, sondern ganz rausschmeißen...... MfG Christiane Nettler
Alex Gehne
Verfasst am 20.12.2013 um 14:07 Uhr
Hallo Frau Nettler,

UB schreibt oben "sind nur von temporärer Bedeutung"

Daraus folgere ich für mich, das man die Log-Dateien zumindest für die Zeiträume löschen kann, für die die Daten korrekt übertragen wurden.
Als Beleg dafür will ich die positive Rückmeldung der Gegenstellen (FA und KraKa) annehmen.
Wer sicher gehen will, macht zum Dezember-Abschluss eine Sicherung mit den Logs (ggf. Zippen) und entledigt sich dann des vermeintlichen Datenmülls.

Gruß Alex Gehne
Christiane Nettler
Verfasst am 20.12.2013 um 14:18 Uhr
Jep, so hatte ich mir das auch ungefähr gedacht! :-) MfG Christiane Nettler
Ulrich Bohnen, LohnFix
Verfasst am 20.12.2013 um 14:50 Uhr

Der Sachverhalt ist wie folgt:

Letztlich braucht eine Einzelfirma nur drei Dateien zu sichern oder beim Umzug mitzunehmen:
1. die XYZ.dat -Datei      (=Personalstamm, Lohn- und Meldekonto über alle Jahre)
2. die Kasssen.kat          (=Firmenverwaltung, Krankenkassen, Finanzämter, Protokolle Kommunikation für MeldeFix)
3. die ABC.kto -Datei      (= Adress-, Fibu-, Rechnungsdaten, wenn dies genutzt wird)

(die Daten des Kalenders aus StartFix evtl. auch noch dazusichern:  4. Kalender ABC.kal)

Im Falle der Abrechnung von Mandanten kommt für jeden Mandanten die jeweilige  ABCDE.dat -Datei hinzu.

Alles andere ist 'Datenmüll'! Im Zeitpunkt der Generierung von Daten und Übertragungen ist der sog. Datenmüll unerlässlich oder sinnvoll (zB die monatlich angelegten Kopien). Für den Zweck der Sicherung ist alles außer dem in 1.-4. genannten Datenmüll.

Die Straffung des Menüpunktes 'Sicherung auf eigenen Datenträger' war daher sehr sinnvoll. Mit dem Optionsschalter werden beim Kopieren nur die Dateien aus den Punkten 1.-4. erfasst. 

Es gibt dann noch Ini-Dateien, die in einem anderen Ordner 'Inipfad' liegen (kann unter Hilfe, Info zum Programm und System gefunden werden). Die Ini-Dateien enthalten die letzten Einstellungen, sie dienen dem einfachen Starten, müssen nicht gesichert werden und können auch von System zu System differieren, weshalb sie bei einem Umzug besser nicht mitgenommen werden.