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Thema: Buchungsliste, steuerfreie Zahlungen, Reisekosten

26127 mal gelesen   26127 mal gelesen
Martin Holik
Verfasst am 08.07.2011 um 15:07 Uhr

Hallo Leute,

ich erstelle eine Datei mit der Buchungsliste für die Fibu. Dabei exportiert LohnFix die Daten mit den "Konten aus SKR03". Nun möchte ich aber einige Positionen extra gebucht wissen. So bekommen einige Leute Steuerfreie Zuschüsse (Spesen) die ich gern als eigenständige Summe auf ein entsprechendes FiBu - Konto haben möchte. Kann mir jemand sagen, wie ich die Zuordnung der einzelnen Lohnarten zu den Fibu.Konten "manipulieren" kann?

Es ist ewas aufwendig jeden Monat die Summen aufzuaddieren und die Buchungen zu ändern.
Martin Holik

Kipp
Verfasst am 19.07.2011 um 11:22 Uhr
Sehr geehrter LohnFix-Team,

genau dies fehlt mir auch eine separate Aufschlüsselung der Nettolohnbezüge, hier erfasse ich die Spesenzulagen, bzw. den Aufwendungsersatz.

Ich würde eine entsprechende Aufschlüsselung auch begrüßen.

Mit freundlichen Grüßen
M. Kipp
Christiane Nettler
Verfasst am 19.07.2011 um 11:47 Uhr

Hallo,

ich habe mir auch eine individualisierte Buchungsliste gebaut mittels Excel. Dort kopiere ich links die monatlichen Werte hinein und habe dann mittels einiger eingebauter Rechenformeln auf der rechten Seite meinen Buchungsbeleg zum Ausdrucken. Klappt prima (solange die Auswertung in Lohnfix nicht verändert wird.... Smilie )

MfG Christiane Nettler

Ulrich Bohnen
Verfasst am 19.07.2011 um 14:19 Uhr

Hallo,

a) die einfachste Handhabung ist, lohnfremde Zahlungen - Beispiel Spesenerstattung - nicht in die Lohnabrechnung aufzunehmen. Die Fibu-Buchung lautet dann einfach: Reisekosten 'Schmitt Norderney'  an 'Bank' oder an 'Kasse', falls bar erstattet.

Mit der Entscheidung, betriebliche Aufwendungen über Löhne laufen zu lassen (... ein Umweg ...), entsteht das Buchungsproblem, Lohn und betriebliche Ausgaben in der Buchungsliste-Lohn zu trennen.  Dieses kann vollständig nur mit soviel Fibu-Konten im Lohnprogramm gelöst werden kann, wie es betriebliche Ausgabenerstattungen/ Konten hierfür gibt.

b) Trotz dieser Grundsatz-Empfehlung wurde Ende Juni ein Posten/ ein Konto in die Buchungsliste aufgenommen:
"Reisekosten werden in der Buchungsliste getrennt ausgewiesen, wenn im Kommentarfeld der Lohnart 'Bezug zum Nettolohn' ein Begriff wie 'Reisekosten' oder 'Reisekostenerstattung' eingegeben wurde."

Für die unter a) genannte Empfehlung können Sie mich steinigen Smilie oder es würde jemand zeigen, was das Verfahren 'betriebliche Aufwendungen über Lohn' deutlich vorteilhafter als die Direktzahlung und -verbuchung macht. Smilie

Freundliche Grüße
Ulrich Bohnen

Martin Holik
Verfasst am 20.07.2011 um 09:15 Uhr

Guten Tag Herr Bohnen

Ihre Antwort kann man so nicht stehen lassen. Richtig ist, dass jede Menge (so viele sind es nun auch nicht) Positionen den Mitarbeitern über die Lohnabrechnung erstettet werden können. Das sind in der Regel Zahungen, die Steuer- und Sozialversicherungsfrei laufen. Aber, einige davon müssen dennoch auf der Lohnsteuerbescheinigung auftauchen. So zum Beispiel die hier angesprochenen Spesen. Siehe Pos. 20 der Lohnsteuerbescheinigung. Wie bitte sollen diese Werte in die Lohnsteuerbescheinigung kommen, wenn sie nicht über die Gehaltsabrechnung gezahlt werden? Manuel? Geht nicht. Macht viel Arbeit. 
Auch ist es irreführend, das Thema "Buchungsliste" von einem "Text" in der Abrechnung abhängig zu machen. Wenn ich, um den Mitarbeitern bekannt zu geben, wofür sie die "Einmalzahlung (Urlaubsgeld) bekommen, so muss ich den Kommentar nutzen und drucken. Wenn dort bisher "Spesen" stehen werden das dann morgen "Reisekosten"?
Außerdem was heist "Bezug zum NettoLohn?" Richtig ist doch wohl "steuerfreier Bezug", womit wir wieder am Anfang sind.

mfg
Martin Holik

Ulrich Bohnen, Lohnfix
Verfasst am 20.07.2011 um 16:56 Uhr

Guten Tag Herr Holik,

der steuerfreie Verpflegungszuschuss, Pos.20 der LStBescheinigung, ist unter dieser Bezeichnung als Lohnart in LohnFix hinterlegt. Wenn aktiviert und gebucht, erfolgt auch der Ausweis auf der LStB in Pos. 20.  Genauso bei allen anderen Positionen der LStB. Sie finden diese bei den Lohnarten.

In der LohnFix-Buchungsliste wird der Zuschuss mit den anderen Lohnbestandteilen unter 'Löhne und Gehälter' ausgewiesen. Momentan sehe ich noch nicht, warum es in der Fibu getrennt von dieser Position auszuweisen wäre. Diese ist natürlich auch eine 'Geschmacksfrage'. Unsere Sicht ist in den 'LohnFix-Erläuterungen' zur Buchungsliste dargelegt; zusammengefasst: 'in der Kürze sehen wir die Würze'.  Die Buchungsliste ist knapp gehalten und folgt den Anforderungen des HGB.

Falls Sie die Position 'steuerfreien Verpflegungszuschuss' summiert sehen wollen, finden Sie die Summe über alle Beschäftigte unter Berichte II, Lohnartenliste.

Der Begriff 'Spesen' ist nicht definiert. Wenn Reisekosten erstattet werden, dann ist es sinnvoll, es so zu nennen. LohnFix erkennt diesen Kommentar im Lohnkonto bei den 'Bezügen zum Nettolohn' und trägt es in der Buchungsliste getrennt von den Löhnen in das Konto 4660 (SKR 03) bzw. 6650 (SKR 04) ein. Mit diesem Schritt wurde der häufigen Erstattung von Reisekosten über die Lohnabrechnung Rechnung getragen - notwendig ist die Erstattung auf diesem Wege nicht. Wenn es andere Fälle gibt, dann diese bitte genau beschreiben (wie von Ihnen die Pos. 20, Verpflegungszuschuss), damit es sich konkret klären lässt.

Mit freundlichen Grüßen
Ulrich Bohnen

Martin Holik
Verfasst am 20.07.2011 um 21:43 Uhr

Hallo Herr Bohnen,

es gibt grundsätzlich drei Instanzen mit denen es sich schlecht dikutieren lässt.
Die eine ist das Finanzamt. Der Lohnsteuerprüfer hat uns bereits vor Jahren aufgegeben, dass wir "steuerfreie" von den "steuerpflichtigen" Lohnbestandteile in der Buchhaltung von einander trennen sollen. Wir haben bei der Prüfung drei Stunden gerechnet, um die Spesen aus dem Konto 4100 herauszurechnen. Damit ist die erste Instanz abgearbeitet. Die zweite Schelte habe ich mir von der Rentenversicherung eingefangen, die bei dem selben Mandanten die selbe Forderung aufgebaut hat, wie der Finanzamtsonkel. Glücklicherweise hatte ich die Daten von der Steuerprüfung und damit hat sich die Prüferin dann zufrieden gegeben.

Die dritte Instanz ist der Liebe Gott, dem der Steuerprüfer um nichts nachsteht. Daher rechne ich die Spesen lieber aus der Pos. 1 des Buchungsbeleges heraus und buche sie auf ein eigenes Konto. Da ich nur einen Mandanten habe, der von derartigen Zahlungen betroffen ist, kriege ich das schon hin. Es wundert mich, dass das Thema noch nicht von anderen Kunden angesprochen wurde. Ich gehe davon aus, dass die anderen Kunden es ebenso machen wie ich, ohne das zu thematisieren.

Mit freundichen Grüßen
Martin Holik 

Herr Kipp
Verfasst am 08.08.2011 um 13:49 Uhr
Sehr geehrter Herr Bohnen,

ich kann Ihre Argumente gut verstehen und bin mit diesen vom Grundsatz her einverstanden, allerdings habe ich das Problem, dass die Mitarbeiterin nie in den Betrieb kommt, wegen der Entfernung und hier alle Auslagen schnell und komfortabel erstattet werden sollen.

Damit spare ich mir eine Überweisung zu Lasten einer eindeutigen Buchungsliste.
Daher mein Vorschlag, lassen Sie die Buchungsliste so wie diese jetzt existert und fügen Sie Bitte nur ein Feld mit der Bezeichnung Bezug zum Nettolohn hinzu. Dann kann dies in der Buchhaltung einfach und richtig verbucht werden.

Vielen Dank und einen erholsamen August,
mit freundlichen Grüßen
Moritz Kipp
Ulrich Bohnen
Verfasst am 08.08.2011 um 19:00 Uhr

Hallo,
danke für die plastische Beschreibung der Instanzen. An einer "geraden" Schnittstelle zur Fibu liegt mir viel. Folgende Gesichtspunkte:
Die Gewinn- und Verlustrechnung wird im HGB § 275 beschrieben. Personalaufwand ist demnach wie folgt zu liefern:
...
6. Personalaufwand:
a) Löhne und Gehälter
b) soziale Abgaben und Aufwendungen für Altersversorgung
...
Die Konten '4100 Lohn und Gehalt' und '4130 soziale Abgaben AG' entsprechen dem HGB und dem Interesse nach einer gut lesbaren GuV (wobei über die Trennung in soziale Abgaben 'AG' und 'AN' noch zu sprechen wäre).

Wenn der Lohnsteuerprüfer mehr Details verlangt, dann ist m.E. die Lohnbuchhaltung der Teil der Buchführung, aus dessen Berichten und Aufgliederungen von 'Lohn und Gehalt' die Auskünfte hervorgehen. Mehr als die Zahl darf ein Steuerprüfer m.E. nicht verlangen (nicht in welcher Farbe und auf welchem Papier und in welcher Weise). Berichte II, Lohnartenliste ergibt die Aufschlüsselung über die Summe steuerfreier Zahlungen/ Verpflegungszuschüsse und kann ggfs. als Anlage auszugsweise dem Abschluss beigefügt werden. Die Zahlen liessen sich bis auf jede einzelne Abrechnung zurückverfolgen ... das ist Transparenz.
Bzgl. Reisekostenerstattung u.ä. ergibt sich das Problem nicht, wenn diese getrennt überwiesen wird, damit dann direkte Verbuchung 'Reisekosten' an 'Bank'.  Die Alternative mit der Lohnart 'Bezug zum Nettolohn' möglichst reduzieren. In der Buchungsliste könnte diese jedoch als 'davon'-Position unter 'Verbindlichkeit Auszahlung Arbeitnehmer' auftauchen.

Soweit hierzu, mit freundlichen Grüßen
Ulrich Bohnen
PS mit dem Ausweis der Kostenstellen/Abteilungen in der Buchungsliste steht ein weiteres Thema zur Schnittstelle Lohn-Fibu an.

C. Scherer
Verfasst am 20.05.2016 um 12:58 Uhr
Guten Tag,

dieses Thema ist ja schon lange vorbei, aber ich habe aktuell genau dasselbe Problem.
Unser Steuerbüro kommt nicht damit klar, dass ich eine Reisekosten-Rückerstattung über steuerfreie Bezüge ausgezahlt habe.
Dass ich solche Auszahlungen über Bezüge zum Nettolohn machen sollte, habe ich erst jetzt im Forum gelesen.
Die Abrechnung erfolgte bereits im Februar.

Das Steuerbüro möchte von mir wissen, auf welches Kostenkonto das Lohnkonto "steuerfreie Bezüge" läuft.

Ich habe angekündigt weitere Zahlungen dieser Art zukünftig über das Kostenkonto 1755 Bezüge zum Nettolohn laufen lasse.
Darauf kam folgende Reaktion:
"Das Konto 1755 benötige ich nicht dazu, da es nur ein Durchlaufkonto ist. Es muss immer mit Null aufgehen. Ich benötige ein Kostenkonto."

Laufen steuerfreie Bezüge auch auf Kto 4100?

Danke für die Hilfe.

Christiane Nettler
Verfasst am 20.05.2016 um 13:55 Uhr
Hallo Frau(?) Scherer,
da stellt sich Ihr Steuerbüro schon merkwürdig an, muß ich sagen. Normalerweise schlägt man von dort aus die Konten vor,
bzw. versucht gemeinsam, eine Lösung zu finden.
Was in der angebotenen Buchungsliste tatsächlich irritiert, ist das Konto 1755 für Be- und Abzüge. Das ist für mich nicht ganz schlüssig,
aber egal. Das 1755 könnte in Ihrem Fall vermutlich durch das  Reisekosten-Konto ersetzt werden. Besprechen Sie das noch mal mit dem Steuerbüro,
die sollten eigentlich wissen, wie sie buchen möchten.

Das Konto 1755 ist tatsächlich kein Kostenkonto, sondern sowas wie eine Sammelbüchse - erst werden alle Summen reingebucht, dann wieder raus auf andere Konten. Es muß am Buchungsende auf Null stehen.

Mit freundlichen Grüßen
Christiane Nettler
Christine Scherer
Verfasst am 20.05.2016 um 14:09 Uhr

Hallo Frau Nettler,

ja das mein Steuerbüro etwas schwierig ist, das weiß ich leider schon. :-(

Ich muss trotzallem mit Ihnen auskommen, da ich auch nur angestellt bin.
Was antworte ich denn auf die Frage, auf welches Konto die Reisekosten nun laufen?

Bei Lohnkonto steuerfreier Bezug - ist es trotzdem 4100? Wo wurden die Kosten im Buchungsjournal aufgeführt?

Diesen Monat habe ich den Fall, dass ich eine Barablösung zu Arbeitsschutzkleidung pauschal an die Mitarbeiter auszahle.
Steuer- und SV-Frei.
Ist das wieder das gleiche Problem? Wenn ich die Kosten über steuerfreier Bezug auszahle, hat dann das StB die gleichen "Probleme"?
Für mich sind diese Barablösungen allerdings kein Bezug zum Nettolohn, da es ja definitiv kein Auslagenersatz ist.....

Vielen Dank

Christine Scherer (Sie lagen mir Frau also richtig)

Ulrich Bohnen, LohnFix
Verfasst am 20.05.2016 um 14:16 Uhr
Hallo Frau Scherer,
zunächst zu den Reisekosten, hier aus den Erläuterungen:

Wenn die Erstattung der Reisekosten doch mit der Lohnzahlung erfolgen soll (statt als separate Überweisung), dann kann dies mit der Lohnart 'Bezug zum Nettolohn' erfolgen. Im Kommentarfeld ist der Begriff 'Reisekosten' zu verwenden, um die Buchungsliste unter 'Berichte I' zu veranlassen, diese Zahlung unter dem Konto 'Reisekosten' auszuweisen.

Mit freundlichen Grüßen
Ulrich Bohnen
Christine Scherer
Verfasst am 20.05.2016 um 14:16 Uhr
Nur nochmal zur Verdeutlichung, dass Reisekosten nicht unter Lohnkosten gebucht werden, weiß das StB ja, aber im Februar haben Sie das gesamte Brutto aus dem Buchungsjournal vermutlich auf 4100 gebucht, weil im Februarjournal der steuerfreie Bezug nicht extra aufgeführt wird.

Nachdem Sie aber ja die Belege aus den Reisekosten bekommen hat, fragen die sich vermutlich, von wo Sie die Kosten umbuchen müssen.
Also muss ich wissen, ob das Lohnkonto in Lohnfix steuerfreie Bezüge auf 4100 geht und somit das Lohnkonto um Bezüge erhöht hat, die nicht in 4100 gehören.

Dem StB fehlt glaube ich tatsächlich die Transparenz des Buchungsjournals aus Lohnfix.
Ich müsste solche "Sonderleistungen" die nicht regulär zur Lohnabrechnung gehören "manuell" in eine Excel Liste packen, um es rauszurechnen.

So hat es ja eine Vorschreiberin in diesem Thread bereits vorgeschlagen.

Gruß
Christine Scherer
Christine Scherer
Verfasst am 20.05.2016 um 14:22 Uhr
Hallo Herr Bohnen,

ja - das habe ich heute erst gelesen, dass ich das so machen kann. Ich werde es so für spätere Reisekosten-Erstattungen so nutzen.

Und für die "falsche" Abrechnung im Februar, muss in der FIbu der Bruttolohn im Februar um die Reisekosten gekürzt werden und nachträglich auf Reisekosten gebucht werden.
Stimmt das so?

Danke
Ulrich Bohnen, LohnFix
Verfasst am 20.05.2016 um 14:26 Uhr
zum anderen Punkt: Barzahlung für Arbeitskleidung
Das von Ihnen gewählte Vorgehen ist aus meiner Sicht vollkommen okay, Sie stellen einen summarischen Fibu-Beleg dafür aus.
Wie und warum kommt jetzt überhaupt die Lohnabrechnung ins Spiel?

Anderes Beispiel: Arbeitnehmer erhält 10 Euro um einen Kasten Wasser für sich oder für alle zu besorgen. 
Will Ihr Steuerbüro das über die Lohnabrechnung laufen lassen?

(Auch die Reisekostenerstattung ist zunächst kein Teil der Lohnabrechnung)-

Wir empfehlen, den Ball flach zu halten ... aber das ist nicht immer einfach.
Sie machen es schon mal richtig, hier zu fragen.

Mit freundlichen Grüßen
Ulrich Bohnen
Christiane Nettler
Verfasst am 20.05.2016 um 14:40 Uhr
Christine Scherer hat folgendes geschrieben:

Und für die "falsche" Abrechnung im Februar, muss in der FIbu der Bruttolohn im Februar um die Reisekosten gekürzt werden und nachträglich auf Reisekosten gebucht werden.
Stimmt das so?

Um der Sache auf die Spur zu kommen, würde ich mir die Buchungliste Feb noch mal aufrufen und die Person mit Reisekostenerstattung separat anwählen (geht dort über Schalter). Dann läßt sich ganz gut aufdröseln, welche Konten mit welchen Posten bebucht wurden. So können Sie dem Steuerbüro mitteilen, wo die Reisekosten standen. (Sollte da allerdings wieder Konto 1755 bei Ihnen rauskommen, können Sie den Ball getrost  zurückspielen, das Steuerbüro muß es dann auf eigene Faust irgendwohin gebucht haben) :-)
MfG
Christiane Nettler
Moritz Kipp
Verfasst am 20.05.2016 um 20:01 Uhr
Hallo Frau Scherer,

suchen Sie eine Liste, welche die steuerfreien Bezüge aufzeigt?

Die Buchungsliste können Sie nicht dazu heranziehen, denn hier wird eine reine Verrechnungsbuchung dargestellt, nämlich:

Lohn und Gehalt Verrechnung an Lohn Verbindlichkeiten Lohn und Gehalt

Sprich die Auslagen, wie Reisekosten sind nur in den Verbindlichkeiten enthalten, somit ist zwangsläufig eine eigene Liste zur Buchung heranzuziehen. Diese gibt es leider in LohnFix nur über Umwege.

Es ist wunderbar, dass es diese Möglichkeit gibt, denn ohne entstehen diese Fehler.

Ich vermute eher, dass Ihr Buchhaltungsbüro folgende Auflistung sucht:
Ausschnitt

https://www.dropbox.com/s/0cdgpdwwv58jqi8/test.jpg?dl=0

Diese Auswertung erreichen Sie über Berichte II und die Lohnartenliste, hier noch den Bezug zum Nettolohn und alle Mitarbeiter auswählen.

Ich hoffe, dass ich Ihnen helfen konnte.

Freundliche Grüße

Moritz Kipp

Christine Scherer hat folgendes geschrieben:

Hallo Frau Nettler,

ja das mein Steuerbüro etwas schwierig ist, das weiß ich leider schon. :-(

Ich muss trotzallem mit Ihnen auskommen, da ich auch nur angestellt bin.
Was antworte ich denn auf die Frage, auf welches Konto die Reisekosten nun laufen?

Bei Lohnkonto steuerfreier Bezug - ist es trotzdem 4100? Wo wurden die Kosten im Buchungsjournal aufgeführt?

Diesen Monat habe ich den Fall, dass ich eine Barablösung zu Arbeitsschutzkleidung pauschal an die Mitarbeiter auszahle.
Steuer- und SV-Frei.
Ist das wieder das gleiche Problem? Wenn ich die Kosten über steuerfreier Bezug auszahle, hat dann das StB die gleichen "Probleme"?
Für mich sind diese Barablösungen allerdings kein Bezug zum Nettolohn, da es ja definitiv kein Auslagenersatz ist.....

Vielen Dank

Christine Scherer (Sie lagen mir Frau also richtig)


Beste Grüße

Moritz Kipp